Fungsi Aplikasi Komunikasi Data
Komunikasi data atau
transmisi data mengacu pada komunikasi yang dimediasi oleh komputer di antara
pengguna sistem atau sistem lainnya. Dalam mempertimbangkan fungsi komunikasi
data atau transmisi data, maka kita harus melihat secara lebih luas mengingat
berbagai bentuk data yang ditransmisikan memerlukan prosedur pengiriman data
masing-masing.
Adapun fungsi
komunikasi data atau transmisi data menurut Sidney L. Smith dan Jane N. Mosier
adalah sebagai berikut :
1.
Integrasi
Komunikasi data
memiliki fungsi integrasi dengan fungsi penanganan informasi lainnya dalam
suatu sistem. Pengguna dapat mengirimkan data dengan menggunakan sistem
komputer dan prosedur yang sama yang digunakan untuk entri umum, pengeditan,
tampilan, dan pemrosesan data lainnya. Untuk mengirim atau menerima
pesan, seorang pengguna tidak perlu log off dari sistem pengolahan data
umum untuk dapat masuk ke dalam beberapa sistem khusus lainnya.
2.
Memilih kata yang tepat guna
Ketika akan melakukan
pengiriman data, kita memilih kata-kata yang tepat guna untuk istilah yang
digunakan agar sesuai dengan istilah kerja yang berorientasi pada pengguna.
Misalnya, pengguna dapat menyampaikan pesan kepada orang lain atau instansi
berdasarkan nama tanpa mempedulikan alamat komputer, struktur jaringan
komputer, dan lain-lain. Secara umum, pengguna tidak perlu mempelajari rincian
teknis dari protokol komunikasi, konversi format data, dan lain sebagainya
karena komputer melakukannya secara otomatis.
3.
Mengirimkan data secara konsisten
Komunikasi data
memungkinkan transmisi data dilakukan secara konsisten karena dilakukan
berdasarkan prosedur yang sama. Hal ini memungkinkan pengguna dapat menggunakan
prosedur yang sama untuk memasukkan, mengedit, dan menampilkan pesan yang
mereka gunakan untuk memasukkan, mengedir, dan menampilkan jenis data lainnya.
Selain itu, beberapa hal lainnya yang juga harus konsisten adalah kesalahan
pesan yang dilakukan oleh komputer dan panduan bagi pengguna lainnya terkait
dengan penanganan jenis informasi.
4.
Meminimalisir beban memori serta
tindakan pengguna
Prosedur komunikasi
data atau transmisi data dirancang untuk meminimalisir beban memori pengguna.
Misalnya berbagai perangkat lunak antar muka mungkin menyediakan penyisipan
otomatis ke dalam pesan informasi standar, daftar distribusi, dan
lain-lain. Contoh lain adalah komputer harus menyediakan atrian pesan keluar
secara otomatis sambil menunggu konfirmasi transmisi dan pesan masuk yang
menunggu tinjauan dan disposisi mereka.
Prosedur komunikasi
data atau transmisi data dirancang juga untuk meminimalisir tindakan pengguna.
Misalnya, dalam beberapa aplikasi, logika perangkat lunak dapat menyiapkan dan
mengirimkan pesan secara otomatis yang berasal dari data yang sudah tersimpan
dalam komputer.
5.
Interupsi
Memungkinkan pengguna
untuk melakukan interupsi terhadap persiapan, ulasan, datau disposisi pesan,
dan kemudian melanjutkan salah satu tugas tersebut dari titik interupsi.
6.
Mengarsipkan pesan secara fleksibel
Dalam aplikasi yang
membutuhkan penanganan pesan secara umum, pengguna disediakan kemampuan
fleksibel untuk mengirimkan rancangan atau salinan pesan selama masa persiapan,
pengiriman pesan, dan penerimaan pesan serta mengatur berkas pesan tersebut.
7.
Menyoroti pesan
Menyediakan kemampuan
perangkat lunak untuk membubuhi keterangan data yang dikirimkan dengan
penyorotan yang tepat untuk menekankan kondisi peringatan, indicator prioritas,
atau infromasi pesanan kedua (data tentang data) penting lainnya yang dapat
mempengaruhi penanganan pesan.
8.
Menyiapkan pesan yang sesuai untuk
transmisi
Hal ini terkait dengan
menyiapkan berbagai pesan yang melibatkan secara khusus isi, format, dan
informasi utama. Termasuk didalamnya adalah menyesuaikan komposisi pesan dengan
entri data, format pesan dirancang oleh pengguna, teks tidak berformat, bentuk
penyimpanan pesan, membentuk pesan otomatis, membentuk teks otomatis, bentuk
data, tabel dan gambar, spesifikasi data yang fleksibel, memasukkan berkas yang
ada, memasukkan pesan lainnya, variabel panjang pesan, dan menyimpan
rancangan pesan.
9.
Mengirimkan pesan ke alamat yang dituju
Pesan disampakan
kepada penerima pesan yang membutuhkan tindakan pengguna dan bantuan ckmputer
untuk menentukan tujuan pengiriman data. Termasuk didalamnya adalah pemilihan
tujuan, standar alamat, mendorong alamat masuk, direktori alamat, bantuan
untuk pencarian direktori, mengekstrak alamat direktori, nama pengguna yang
dituju, daftar distribusi sistem, akses kepada informasi daftar distribusi, daftar
distribusi informal, daftar dalam daftar, memodifikasi daftar distribusi,
ekspansi otomatis dari alamat parsial, memeriksa alamat secara otomatis,
membalas pesan yang diterima ke alamat yang dituju, mengedit alamat, alamat
tunggal, distribusi berantai, dan mendistribusikan kembali pesan yang
diterima.
10.
Menginisiasi transmisi
Menginisiasi transmisi
data biasanya dilakukan dalam pengawasan pengguna dengan bantuan komputer dalam
prosesnya. Termasuk didalamnya adalah transmisi diinisiasi oleh pengguna secara
langsung, pengguna meninjau ulang pesan sebelum transmisi, pemilihan sajian
pesan, transmisi yang diinisiasi oleh komputer, informasi tentang status
komunikasi, mengidentifikasi pengirim, prioritas penugasan, pengarsipan secara
otomatis untuk transmisi, mengirimkan pesan transmisi, transmisi pada waktu
yang tepat, menerima kembali, membatalkan transmisi, dan mencetak pesan.
11.
Mengendalikan transmisi
Proses pengendalian
transmisi seringkali dapat dilakukan secara otomatis namun pengguna mungkin
membutuhkan informasi mengenai proses tersebut. Termasuk didalamnya adalah
perlindungan transmisi data secara otomatis, umpan balik otomatis, umpan balik
pengguna khusus, mengirim salinan tunggal, mengarsipkan transmisi yang gagal,
menyimpan pesan yang tidak terkirim, pemberitahuan kegagalan transmisi pesan,
pemanggilan kembali pesan, dan menjaga perekaman atau penyimpanan secara
otomatis.
12.
Penerimaan pesan
Proses penerimaan
pesan membutuhkan komputer untuk antrian, meninjau ulang, mengajukan, atau
membuang data yang masuk. Termasuk didalamnya adalah mengidentifikasi
sumber, mengidentifikasi tujuan, mengarsipkan pesan yang diterima,
memperhatikan pemberitahuan pesan pada posisi log-on, memperhatikan
pemberitahuan nondisruptif pesan kedatangan.
Selain itu memilah
prioitas pesan yang diterima, menyaring pemberitahuan pesan, memberikan
peringatan akan adanya format pesan yang tidak sesuai, memperhatikan informasi
tentang antrian pesan, memperhatikan ukuran pesan, memperhatikan daftar format
pesan, meninjau ulang pesan dalam antrian, menyaring pesan secara
berurutan guna ditinjau ulang, pesan yang ditinjau ulang sesuai dengan sajian
data, memberi nama atau lebel terhadap pesan yang diterima, anotasi pesan yang
diterima, menyaring pengarsipan pesan, dan membatalkan pesan.